Blog del Procrastinador Blog de un procrastinador en potencia…

23may/10164

Presentando Evernote

 

Soy usuario de Evernote desde hace bastante tiempo, uso su interfaz en varias plataformas y se ha convertido en una de esas herramientas imprescindible de las que uno no se puede pasar.

 

evernote-logo.jpg

Explicar para que sirve Evernote se convierte una tarea ardua, y seria mas facil preguntar...¿para que no sirve Evernote?

Bien a grandes lineas Evernote es un software que te permite “anotar cosas”, aunque esto es simplificar mucho su descripción. Con evernote podeis “anotar” :

  • -Texto
  • -Imágenes
  • -Video
  • -Paginas web

Ademas tiene un OCR bastante bueno que incluso reconoce escritura en fotos o imagenes.

-Nos permite gravar "video-notas" o "audio-notas"

Existen versiones para Mac,PC, y para plataformas mobiles como Iphone/Ipad, Android, Blackberry, Palm y una plataforma web para acceder desde cualquier sitio...y con tu cuenta de evernote puedes interactuar y sincronizar entre todas estas plataformas...

dispositivos-evernote.png

En Evernote creas "Notebooks" (como libretas) y dentro puedes crear notas, y pegar dentro de todo...y esta idea tan simple tiene mucho poder, sin olvidar que también puedes usar "tags" lo que potencia el ordenar la información y facilita su búsqueda posterior.

Existen multitud de tutoriales en Internet que te dan ideas de como usar Evernote :

  • -Uno de las ideas clásicas, es usar una de las "Libretas" como "To-Do List" es decir una lista de cosas a hacer, para recordar, para comprar etc...y que puedes consultar desde el móvil cuando estés por ejemplo en la tienda...
  • -Puedes mediante el "clipper" puedes al navegar por la red, copiar trozos de una pagina web directamente a tu cuenta de Evernote, y si te llevas imágenes el OCR hará su trabajo reconociendo (y permitiendo la busqueda posterior) de lo que haya en ellas.
  • -Si preparas un viaje, puedes crear una "libreta" para ello. En ella ir amontonando las webs donde buscas las ofertas, las rutas, la información, puedes escanear la documentación o el resguardó que te envía la compañia aérea y enseñarlo directamente desde tu móvil en el aeropuerto, y así un largo etc...

Las posibilidades son muchas, Evernote es una simple herramienta que vale la pena probar, y cada cual le sacara tal o cual utilidad. El potencial de la misma la marcamos los mismos usuarios.

Quizás mas adelante valga la pena preparar un post con un listado de ideas para optimizar, o sacar mas rendimiento a Evernote. Ya me diréis alguna cosa...;)

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4may/103

Tutorial simplificado de GTD con lapiz y papel

Bueno anteriormente he hecho mención el método de productividad más de moda en la red : el GTD

Como comenté es un método muy preciso lleno de reglas, sobre el cual se han escrito ríos de tinta (paginas web, libros etc…).

El GTD peca un poco de ser algo obtuso y críptico para los no iniciados.

Existen multitud de programas informáticos creados para sacarle todo el jugo, pero cuesta un poco adentrarse en ellos (le dedicaremos algún post en el futuro).

Nunca dije que fuera fácil, pero tampoco quiero que os atragantéis directamente con el primer post sobre "Getting Things Done".

Así que he pensado en usar una versión light de dichas reglas (obviando muchas, y adaptando otras), para conseguir algo muy simplificado que os permita saber si este método os engancharía o no.

La mejor forma es olvidarnos del contenedor (o dicho de otra manera de los programas que automatizan un montón de cosas, y que os permiten multitud de opciones) para empezar por lo mas básico…lápiz y papel…

moleskine-gtd copia

Pero si vamos a hacerlo, le echaremos algo de glamour…;) XDDD

Aunque en este tutorial vayamos a usar una moleskine, hay que decir que cualquier otra libreta menos "chachi-piruli" también puede servirnos…eso si no molareis nada XDDD, y es que los geeks tenemos que serlo incluso cuando la tecnología es de perfil bajo…;)

Material :

  • -Necesitaremos una moleskine (para la moleskine, ebay o algún centro comercial medianamente grande, la papelería de la esquina seguramente no tendrá, aunque cualquier otra libreta también nos servira)
  • -Unos post-it

Hemos elegido las moleskine como soporte ya que existe muchísima información de metodología GTD adaptada a las mismas, tenemos un formato común, un mismo numero de hojas etc…y eso nos permite dar unas indicaciones mas precisas.

Como dato las libretas moleskine "estándar" tienen 192 paginas que vamos a preparar para crear una estructura adecuadas para aplicar el GTD.

  • -Es importante rellenar los datos "in case of los…" de la primera pagina. Al menos que quieras abastecer tu libreta de ideas geniales, perderla y no recuperarla por no haber dedicado unos simples minutos a esta tarea.
  • -Debajo de cada hoja anota el numero de la misma, te permitirá saber a que pagina te refieres.
  • -Al lado de cada hoja deja un centímetro mas o menos y delimitado con una linea, servirá para anotar ciertos símbolos de los que hablaremos mas tarde.

Bien ahora los separadores estilo post-it (existen de multitud de tipos y marcas diferentes), escogemos 3, y en la solapa escribimos :

  • -"Algún día / Quizás"
  • -"Proyectos"
  • -"Inbox" (o Bandeja de entrada…aunque Inbox es mas corto…así que tu mismo).

La pestaña (post-it) "Algún dia" la ubicas en la pagina 189 de la moleskine, la pestaña "Proyectos" en la pagina 123 y la pestaña "Inbox" en la 5.

Si crees que vas a "procesar" muchos proyectos incrementa el espacio que le vas a dedicar, moviendo directamente la pestaña correspondiente.

Ahora  describiremos brevemente para que sirve cada sección, y eso os ayudara a entender el proceso de toma de datos con la moleskine y el GTD.

-En la sección -"Algún día / Quizás" escribiremos ideas sueltas que nos vengan al momento, que no estén trabajadas…es una sección donde las tareas que queremos llevar a cabo están en proceso de gestación, en estado casi embrionario, un limbo de donde tendremos que rescatarlas mas adelante.

-La sección "Inbox" es donde empezamos a dar forma a las tareas con las que queremos trabajar, aunque aun no las hemos procesado…eso si, las "entramos"/"creamos" con un cierto formato que nos permitirá trabajarlas/procesarlas más adelante, y sacarles todo el juego.

-La sección proyectos es donde elaboramos estas ideas, que ya han tomado forma, se enlazan con otras anteriores para formar un "camino" premeditado y trabajado que nos permite llegar a un "fin".

Acabamos de hablar de un "formato" de entrada de "tareas" en el "Inbox" de nuestra moleskine, y pasamos acto seguido a dar un estándar que podemos seguir :

  • -Fecha : (por ejemplo 03/05/10)
  • -Tarea : Este campo lo usaremos para explicar una breve descripción de la tarea, que nos permita saber de que hablamos (aunque solo en elaboraremos la misma en la pestaña "Proyectos")
  • -Ref : Aquí crearemos una pseudo-referencia que nos permita usar más adelante una especie de "hyper-vínculos" entre tareas. Esto que parece tan complicado no es mas que crear una referencia simple, que puede ser  un numero de tarea más el numero de la pagina en la cual se encuentra esa tarea (por ejemplo 23-154).
  • -Iteración : Es un numero que deberemos incrementar cada vez que pasemos a "procesar" una tarea y no lo hagamos. Eso nos generara un Feedback que podremos usar mas adelante, y que nos mostrara claramente que hemos pasado 53 veces por esta tarea sin haberla procesado (claro acto de procrastinación que deberá "empujar" de una vez esta tarea a la sección "Algún día / Quizás" ya que claramente no tiene ninguna prioridad para nosotros)
  • -En este punto también es importante el margen de un centímetro dejado antes, ya que nos permitirá "insertar" códigos que nos den mas información sobre la tarea (por ejemplo una "X" acostumbra a significar que esperas una respuesta para seguir con dicha tarea).
  • -La sección "Proyectos" esta formateada de manera parecida a la sección "Inbox" pero dedicando una pagina a los mismos cuando estén a empezados.
  • -La sección "Algún día / Quizás" sirve mas que nada como Brainstorming, para tomas de notas sueltas, ideas esporádicas, o simplemente para volver a ubicar esa tarea que has iterado muchisimas veces.
  • -Las primeras paginas son para el "Indice" de proyectos.

Ahora unos simples pasos que deberemos seguir en la toma de notas :

  1. Usa la cuerda marcador que trae la moleskine, para situarte.
  2. Al crear una nueva tarea puedes marcar las referencias de las acciones "anteriores" con una flecha (por ejemplo : 23-51-->24-51). Si la acción es la primera de una serie se puede marcar con un cero ( por ejemplo : 0-->24-41.)
  3. Si al "procesar" las tareas postergas una, incrementa su iteración, si la iteración crece mucho…seguramente acabara en "Algún día / Quizás"
  4. Cuando pases una tarea a "Proyectos" haz mención de ese paso en "Inbox", así podrás tener un seguimiento.
  5. Si creas un proyecto nuevo o una nueva pagina para un proyecto ya existente, actualiza el indice

Todas estas reglas que os he traído están aquí para pasar de ellas, o en el mejor de los casos para adaptarlas a vuestros gustos o necesidades …;)

No siguen al dedillo la filosofía de David Allen, ni esa era la intención (aunque seguiremos tratando otros puntos de su metodología).

GTD esta aquí para facilitarte la vida, no para encorsetarte más y hacerte perder productividad, demasiadas reglas en mi parecer obstaculizan en lugar de ayudar, pero eres libre de seguir todas las que quieras, y aquí os dejo un par de links para que investiguéis un poco :

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  1. El metodo pomodoro
29abr/101

El metodo pomodoro

Cada vez andamos metidos en más cosas, ya sea en el trabajo, o fuera de el.

El tiempo nos aprieta el stress hace mella, y por mucho que intentemos hacer, nada es suficiente.

Nos dispersamos, perdemos tiempo en puntos banales, acabamos perdiendo el foco y haciendo mucho menos de lo que en realidad necesitamos.

A veces el problema no son la falta de ganas (bueno vale, a veces si), sino la falta de organización.

Pero todo tiene solución, y más si la información abunda y se ponen de moda temas como el aprovechamiento de recursos, la productividad etc...

Y es que la productividad esta en boca de cualquiera que necesite más de 24 horas al día para llevar a cabo todo lo que su cabezota requiere. Como este punto es imposible solo nos queda optimizar las energías que plasmamos en esas horas.

Se han creado múltiples métodos para conseguir potenciar la productividad, uno de los mas populares actualmente es el GTD aunque creo que para este preparare una serie de posts, ya que es bastante extenso y complejo (y ahora mismo me da una pereza increíble…XDDD).

Pero podemos empezar por algo sencillo a la par que efectivo.

Se trata del método "Pomodoro" y consiste en una serie de reglas muy sencillas que nos permiten potenciar nuestra atención y productividad.

pomodoro( Foto bajo licencia Creative Commons sacada de Flickr )

Y sin mas dilación aquí nos lanzamos con ello :

1-Debemos dividir las tareas que debamos efectuar en bloques de 25 minutos.
2-Siempre después de cada tarea dejarlo todo ipso-facto y descansar 5 minutos.
3-Cada 4 tareas (4 bloques de tiempo) hacer un descanso de entre 15 y 20 minutos.
4-Nunca dar de comer a un Gremlim después de medianoche

5-Encuentra las dos reglas que no deberían estar aquí…;)

Según explican (y he podido comprobar) siguiendo a rajatabla estas simples premisas, conseguimos centrar nuestra atención de una manera mucho más intensa, sacando un mayor provecho del trabajo realizado.

Es importante usar un cronometro o temporizador para llevar un control efectivo de los bloques de tiempo/tareas.

En internet encontrareis sin problemas, pequeños programas y widgets (algunos gratuitos y otros de pago) que os ayudaran a programar y controlar sesiones de trabajo mas extensas, dejando el control del tiempo al software, la rutina se aprovecha mucho mejor.

Se que parece broma que este post venga de un "procrastinador", pero es que la procrastinación no es algo "en esencia mala".

En su base la procrastinación es el aplazamiento voluntario de una tarea, si la tarea es esencial para ti, la procrastinación es mala.

Si el aplazamiento de las tareas se basa en la selección de la que son menos importantes para el objetivo sobre el cual estas enfocando tus energías entonces podemos entender la procrastinación como algo positivo (esto me lo repito día si y día tambiem…al final conseguiré creermelo…;) XDDD ).

Si interesa el tema, intentare hacer otros posts sobre otros métodos para ser mas productivos con nuestro trabajo, y si me envalentono intentare explicar de la manera mas clara posible la metodologia GTD (aunque esto ya es harina de otro costal).

Y si alguno lo prueba, que deje sus resultados por aquí…será interesante ver como resulta.

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